「AIを使ったほうがよさそうだけれど、何から始めるべきか」。そんなとき、いきなりツールを比較しても、自社に必要なものを選ぶのは難しいものです。先に整理したいのは、日々の仕事の中で変えたいこと。ここでは、最初の打ち合わせで使える3つの視点を紹介します。
1. 「AIを入れる」を目的にしない
例えば、見積もり作成に時間がかかっている場合。必要なのは文章の下書きなのか、過去の金額を探すことなのか、それとも承認待ちを減らすことなのかで、選ぶ手段は変わります。まずは「誰が、何に、どれくらい困っているか」を一つの場面に絞って書き出してみましょう。
初めから正確な数字が揃わなくても構いません。「毎週、同じ転記をしている」「担当者が休むと確認が止まる」といった具体的な出来事が出発点になります。AI以外の仕組みや、手順の見直しで解決できることも含めて考えます。
2. 一つの業務を、入口から出口まで見る
入力する情報はどこから来て、誰が確認し、最終的に誰に渡すのでしょうか。途中の作業だけを便利にしても、前後の転記や確認が増えると、現場全体の負担は減りません。紙や表計算、メールなども含め、現在の流れを一枚にまとめてみてください。
試す範囲は小さく区切ります。例えば「社外に出す文章の自動送信」まで一度に進めず、まず下書きの作成と担当者による確認から試す方法があります。入力してよい情報、出力を確認する人、うまく動かないときに戻る手順も、開始前に決めておきます。
3. 試した後に、何を確かめるか決める
作業時間だけでなく、確認や修正の手間、使う人の迷い、仕事の品質も見ます。「下書きは速くなったが、確認が長くなった」という結果にも意味があります。期待どおりでなかった理由を整理できれば、次の改善につながるからです。
試す期間と振り返る日を先に決め、担当者の感想を残しましょう。続ける、範囲を変える、いったん止める。どれも選べる状態にしておくと、導入すること自体が目的になりにくくなります。
相談の前に、用意するならこのメモ
「困っている作業」「今のやり方」「使っている資料や道具」「変わったらうれしいこと」。この4点を簡単に書くだけでも、相談の土台になります。機密情報や個人情報そのものを最初から送る必要はありません。業務の概要から話を始めましょう。
AJOBのAI顧問では、この整理から必要な仕組みの開発・改善までを相談できます。取り組む優先順位と月額の支援範囲を合意し、その範囲に開発を含めて進めます。