いつも使っているLINEから、依頼や利用状況の確認、社内の手続きに進めたら。身近な入口を用意する発想は、業務の見直しにもつながります。ただ、メニューを増やす前に、使う人と仕事の流れを整理することが大切です。
1. 「誰が何をするか」でメニューを分ける
お客様なら依頼や契約・利用状況の確認。従業員なら勤怠入力や請求書の発行。必要な操作は役割によって異なります。全員に同じ入口を並べるのではなく、それぞれの目的から画面を考えてみましょう。
さらに「お客様が依頼を送った後、誰が確認するか」まで決めます。受付画面だけができても、担当者への引き継ぎが決まっていなければ対応は止まってしまいます。受付、確認、対応、完了の流れをつなげることが設計の出発点です。
2. チャットと入力画面を使い分ける
自由な相談にはメッセージが向いていても、日付や依頼内容など、毎回必要な項目を集める場面では入力画面を用意する選択肢があります。LINEからブラウザの業務システムへ進むことで、目的ごとに操作を整理できます。
LINEとWebアプリをつなぐ技術の一つがLIFFです。LINEヤフーが提供するWebアプリのプラットフォームで、動作するブラウザによって利用できる機能に違いがあります。実装方法を決める際には、使う端末や開き方も含めて確認します。AJOBの個別案件の構成は、必要な機能に応じて検討します。
3. メニューの見せ分けと、情報を守る仕組みは別に考える
画面からボタンを隠すだけでは、データへのアクセスを制限したことにはなりません。誰として利用しているかを確認し、その人が閲覧・更新できる情報をシステム側で判定する設計が必要です。LINE Developersの資料でも、サーバーでユーザー情報を扱う際のトークン検証の手順が案内されています。
入社や退職、担当変更があったとき、誰が利用権限を更新するかも決めておきます。管理する人が無理なく扱えることまで含めて、実際の運用に合う仕組みを考えましょう。
まずは、よく使う一つの手続きから
すべてを一度にまとめる必要はありません。問い合わせが多い手続きや、同じ内容を何度も入力する作業を一つ選びます。使う人に試してもらい、迷った場所や確認が必要だった場面をもとに改善すると、次に整えるべき業務も見えてきます。